Politique de confidentialité

Amily est un service en ligne (microSaaS) basé au Cameroun qui aide, d’une part, les chercheurs d’emploi à postuler plus vite et plus efficacement grâce à l’intelligence artificielle (import et analyse de CV, génération de CV et de lettres de motivation, simulation d’entretien vocale, calcul d’un score de compatibilité entre une offre et un CV) et, d’autre part, les entreprises à publier des offres, à identifier des talents et à pré-sélectionner des candidats.

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, partageons et protégeons vos données à caractère personnel. En créant un compte ou en utilisant Amily, vous reconnaissez avoir pris connaissance de cette politique. Nous vous invitons à la lire attentivement et à nous contacter pour toute question.

Cette politique est rédigée en conformité avec la loi camerounaise n° 2024/017 du 23 décembre 2024 relative à la protection des données à caractère personnel et avec la loi n° 2010/012 du 21 décembre 2010 relative à la cybersécurité et à la cybercriminalité. Pour les utilisateurs situés hors du Cameroun, notamment dans l’Union européenne, elle est également conçue pour être compatible avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Le responsable du traitement est la société qui exploite Amily et qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles.

• Raison sociale : [À COMPLÉTER : raison sociale de la société ]
• Forme juridique : [À COMPLÉTER : forme juridique ]
• Siège social : [À COMPLÉTER : adresse du siège social ]
• Adresse e-mail de contact : [À COMPLÉTER : e-mail de contact ]
• Délégué à la protection des données (DPO) ou personne responsable de la protection des données : [À COMPLÉTER : nom et e-mail du délégué à la protection des données ]

Pour toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous écrire à l’adresse de contact indiquée ci-dessus. Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais.

Nous collectons uniquement les données nécessaires au bon fonctionnement du service. Selon que vous êtes un chercheur d’emploi ou une entreprise, et selon les fonctionnalités que vous utilisez, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

• Données de compte : adresse e-mail, mot de passe (toujours conservé sous forme hachée, jamais en clair), numéro de téléphone, type de compte (candidat ou entreprise).
• Profil candidat : nom, prénom, coordonnées, CV importé, photo, parcours et expériences, compétences, objectifs professionnels et secteur d’activité visé.
• Documents générés : CV, lettres de motivation et demandes produits à l’aide de nos outils d’intelligence artificielle.
• Simulations d’entretien : transcriptions écrites et/ou enregistrements audio de vos échanges avec l’assistant vocal, ainsi que les bilans et retours générés.
• Données entreprise : raison sociale, offres d’emploi publiées et candidatures reçues.
• Données de paiement : les transactions sont gérées par nos prestataires Stripe et Moneroo. Amily NE STOCKE PAS vos numéros de carte bancaire ; nous conservons uniquement des informations de suivi de l’abonnement (statut, plan, historique de facturation).
• Données techniques et d’usage : journaux de connexion, adresse IP, type d’appareil et de navigateur, et données issues des cookies et traceurs.
• Données de parrainage : informations liées à votre participation à un programme de parrainage (code, filleuls, récompenses éventuelles).

Conseil important : votre CV ne doit contenir que les informations utiles à votre candidature. Nous vous recommandons de ne pas y inclure de données sensibles inutiles, telles que votre religion, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, votre état de santé ou votre orientation sexuelle. Ces informations ne sont pas nécessaires pour utiliser Amily et il vaut mieux ne pas les communiquer.

Nous ne traitons vos données que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Chaque traitement repose sur une base légale, c’est-à-dire une justification prévue par la loi (consentement, exécution du contrat qui nous lie, respect d’une obligation légale ou intérêt légitime).

• Créer et gérer votre compte, vous authentifier et sécuriser l’accès au service — base légale : exécution du contrat.
• Analyser votre CV, générer des CV, lettres et documents, calculer le score de compatibilité entre une offre et un CV — base légale : exécution du contrat.
• Réaliser des simulations d’entretien vocales et vous fournir des bilans personnalisés — base légale : exécution du contrat et, pour l’enregistrement audio, votre consentement.
• Permettre aux entreprises de publier des offres, de sourcer des talents et de pré-sélectionner des candidatures — base légale : exécution du contrat et intérêt légitime des entreprises à recruter.
• Gérer les paiements et les abonnements — base légale : exécution du contrat et respect de nos obligations légales et comptables.
• Vous envoyer des e-mails de service (confirmation, sécurité, notifications importantes) — base légale : exécution du contrat.
• Vous envoyer des communications marketing ou promotionnelles — base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude, résoudre les incidents et améliorer le service — base légale : intérêt légitime.
• Respecter nos obligations légales et répondre aux demandes des autorités compétentes — base légale : obligation légale.

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Plusieurs fonctionnalités d’Amily reposent sur l’intelligence artificielle : l’extraction et l’analyse des données de votre CV, la génération de CV, de lettres et de documents, la simulation d’entretien vocale (avec synthèse vocale) et le calcul d’un score de compatibilité entre une offre et un CV.

Pour fournir ces fonctionnalités, nous transmettons les données strictement nécessaires (par exemple le contenu de votre CV, vos réponses lors d’une simulation d’entretien ou le texte d’une offre) à des fournisseurs d’intelligence artificielle : Anthropic (API Claude) et/ou OpenAI (GPT-4), ainsi qu’un service de synthèse vocale (TTS) pour l’entretien. Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants et traitent ces données pour notre compte, selon nos instructions.

Le score de compatibilité et les bilans d’entretien constituent une aide à la décision automatisée. Ils sont fournis à titre indicatif pour vous orienter ou aider une entreprise à organiser sa pré-sélection. Une entreprise ne doit pas fonder une décision de recrutement uniquement sur un résultat automatisé : une appréciation humaine reste nécessaire. Conformément à vos droits, vous pouvez vous opposer au profilage et demander une intervention humaine.

Nous veillons, dans la mesure du possible et selon les paramètres offerts par ces prestataires, à ce que vos données ne soient pas utilisées pour entraîner leurs modèles d’intelligence artificielle. Nous vous invitons toutefois à ne pas communiquer d’informations sensibles inutiles lors de vos échanges avec l’assistant.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles. Nous les partageons uniquement avec des prestataires techniques (appelés sous-traitants) qui nous aident à faire fonctionner Amily, et seulement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service. Chacun de ces prestataires est tenu par des engagements de confidentialité et de sécurité.

• Supabase : base de données, authentification et stockage des fichiers (CV et photos).
• Anthropic (API Claude) et/ou OpenAI (GPT-4) : traitement par intelligence artificielle (analyse de CV, génération de documents, simulation d’entretien).
• Service de synthèse vocale (TTS) : génération de la voix pour la simulation d’entretien.
• Stripe : traitement des paiements par carte bancaire et à l’international.
• Moneroo : traitement des paiements par mobile money (Wave, Orange Money, MTN).
• Resend : envoi des e-mails transactionnels.
• Vercel : hébergement de la plateforme.

Nous pouvons également être amenés à communiquer vos données lorsque la loi l’exige, à la demande d’une autorité judiciaire ou administrative compétente, ou pour protéger nos droits et la sécurité des utilisateurs. En cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’activité, vos données pourraient être transférées à l’entité concernée, dans le respect de la présente politique.

Certains de nos prestataires sont établis hors du Cameroun, notamment dans l’Union européenne et aux États-Unis. Par conséquent, vos données peuvent être hébergées ou traitées en dehors du Cameroun.

Ces transferts sont nécessaires à la fourniture du service (hébergement, intelligence artificielle, paiements, e-mails). Conformément à la loi n° 2024/017 relative à la protection des données à caractère personnel, les transferts de données hors du Cameroun font l’objet des déclarations préalables requises auprès de l’Autorité de protection des données à caractère personnel.

Lorsque des données sont transférées vers des pays n’offrant pas un niveau de protection équivalent, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place avec nos prestataires (engagements contractuels de protection des données, clauses types ou mécanismes équivalents) afin de protéger vos droits et la confidentialité de vos informations.

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons, sauf obligation légale de conservation plus longue.

• Données de compte et de profil : conservées tant que votre compte est actif.
• CV, documents générés et données de simulation d’entretien : conservés tant que votre compte est actif, afin que vous puissiez les retrouver et les réutiliser.
• Offres et candidatures (entreprises) : conservées pendant la durée d’utilisation du service et selon les besoins de gestion du recrutement.
• Données de facturation et de paiement : conservées pour la durée requise par les obligations légales, comptables et fiscales applicables.
• Données techniques et journaux de connexion : conservés pour une durée limitée à des fins de sécurité et de prévention de la fraude.

Lorsque vous supprimez votre compte, nous procédons à l’effacement ou à l’anonymisation de vos données dans un délai raisonnable, à l’exception des données que nous devons conserver pour respecter la loi ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Les délais précis pourront être détaillés ici : [À COMPLÉTER : durées de conservation précises par catégorie de données ].

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’altération. Ces mesures incluent notamment le chiffrement des communications, le hachage des mots de passe (jamais conservés en clair), le contrôle des accès et l’activation de la sécurité au niveau des lignes (Row Level Security) sur nos bases de données.

Nos prestataires d’hébergement et de stockage appliquent eux-mêmes des standards de sécurité reconnus. Nous limitons l’accès à vos données aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, et nous les sensibilisons à la confidentialité.

Malgré tous nos efforts, aucun système n’est totalement infaillible. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à en informer l’Autorité de protection des données à caractère personnel et, le cas échéant, les personnes concernées, conformément à la loi. Vous contribuez également à la sécurité en choisissant un mot de passe robuste et en le gardant confidentiel.

Conformément à la loi camerounaise n° 2024/017 et, pour les utilisateurs concernés, au RGPD, vous disposez de droits sur vos données personnelles que vous pouvez exercer à tout moment.

• Droit à l’information : être informé de la manière dont vos données sont traitées.
• Droit d’accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : demander la suppression de vos données, dans les limites prévues par la loi.
• Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements, notamment à des fins de prospection.
• Droit d’opposition au profilage : vous opposer à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé et demander une intervention humaine.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un autre service.
• Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à l’adresse de contact indiquée dans la section « Responsable du traitement des données ». Nous pourrons vous demander de justifier votre identité afin de protéger vos données. Nous nous engageons à répondre dans les délais prévus par la loi. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l’Autorité de protection des données à caractère personnel.

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil lorsque vous utilisez notre site. Nous utilisons des cookies et des traceurs pour assurer le bon fonctionnement de la plateforme, mémoriser votre session et votre authentification, et comprendre l’usage du service afin de l’améliorer.

• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du service (connexion, sécurité, préférences). Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies de mesure d’audience et de performance : nous aident à comprendre comment le service est utilisé et à l’améliorer.
• Cookies éventuels de fonctionnalité ou de personnalisation : améliorent votre expérience.

Lorsque la loi l’exige, nous recueillons votre consentement avant de déposer des cookies non essentiels. Vous pouvez à tout moment modifier vos choix ou configurer votre navigateur pour refuser certains cookies ; toutefois, le refus des cookies strictement nécessaires peut empêcher le bon fonctionnement du service.

Amily est un service réservé aux personnes majeures, âgées de 18 ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs et le service n’est pas destiné à être utilisé par des personnes de moins de 18 ans.

Si nous apprenons qu’un compte a été créé par un mineur ou que nous avons collecté par erreur des données relatives à un mineur, nous supprimerons ces données dans les meilleurs délais. Si vous êtes parent ou tuteur et pensez qu’un mineur nous a communiqué des données, veuillez nous contacter afin que nous puissions y remédier.

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité pour tenir compte d’évolutions légales, techniques ou fonctionnelles de notre service. La version en vigueur est toujours celle publiée sur notre plateforme, accompagnée de sa date de dernière mise à jour.

En cas de modification importante, nous vous en informerons par un moyen approprié (par exemple par e-mail ou par une notification sur le service). Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page. En continuant à utiliser Amily après l’entrée en vigueur des modifications, vous reconnaissez en avoir pris connaissance.

Date de dernière mise à jour : [À COMPLÉTER : date de dernière mise à jour ].

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à la protection de vos données, ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes : [À COMPLÉTER : e-mail et adresse postale de contact ]. Le cas échéant, vous pouvez également joindre notre délégué à la protection des données : [À COMPLÉTER : nom et e-mail du délégué à la protection des données ].

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données à caractère personnel du Cameroun, instituée par la loi n° 2024/017 du 23 décembre 2024.

Les utilisateurs situés dans l’Union européenne peuvent, s’ils le souhaitent, saisir l’autorité de contrôle de leur pays de résidence compétente en matière de protection des données.